Tip 1: Wees voorbereid in de wereld van de evenementensector

Welkom in de dynamische wereld van evenementen. Een wereld die nooit stilstaat, waar om de haverklap veranderingen plaatsvinden en waarbij veiligheid de hoogste prioriteit heeft. Een goede voorbereiding is het halve werk. Juist daarom staan wij deze maand stil bij de voorbereidingen op evenementen. Door tijdig de juiste voorbereidingen te treffen voorkom je namelijk dat je op het laatste moment voor verrassingen komt te staan. Onze eerste tip is dan ook: “Wees voorbereid in de wereld van de evenementensector.” 

Wanneer je aan festivals en evenementen denkt, denk je misschien aan vrolijk dansende mensen op goede muziek, een zwoele zomerdag en foodtrucks met een wereld aan eten. Toch komt er veel kijken bij het organiseren van zo’n sprookjesfestival waarbij er aan alles is gedacht. Door op tijd te beginnen met de voorbereidingen zorg je er als evenementenorganisatie voor dat er geen zaken over het hoofd worden gezien. Dat straalt niet alleen vertrouwen uit bij de vergunningsaanvraag, ook geeft het je als organisatie rust in de aanloop naar het evenement.

Afspraken met gemeenten, leveranciers en benodigde plannen

De vergunningsaanvraag en het aanleveren van de benodigde plannen zijn belangrijke onderdelen bij de organisatie van een evenement. Wanneer de organisatie haar zaken op orde heeft en aantoont het evenement tot in de puntjes te hebben uitgewerkt, zal dit de vergunningsaanvraag ten goede komen. Zorg daarom dat de benodigde plannen zo volledig mogelijk zijn uitgewerkt en schakel eventueel de hulp in van een ervaren partij bij het opstellen hiervan. 

Ook leveranciers kun je als evenementenorganisatie vroegtijdig benaderen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan podiumbouwers, licht- en geluidstechnici, horeca en leveranciers voor eventuele merchandise. Hoe eerder je deze verschillende zaken kunt regelen, hoe beter. Dat is zowel prettig voor jou als organisatie als de partijen waarmee je samenwerkt.

Veiligheid in de breedste zin van het woord

Beveiligers zijn onmisbaar bij de organisatie van een evenement. Ook dit beroepenveld heeft helaas te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Beveiligers zijn vaak moeilijk inzetbaar tijdens de drukke zomermaanden waarbij talloze festivals, sportevenementen, braderieën en kermissen worden georganiseerd. Het is daarom van groot belang om de veiligheidsaspecten op tijd te regelen, om er zeker van te zijn dat het beveiligingsbedrijf op de datum van jouw evenement het benodigde aantal beveiligers kan leveren.

Maar laat de inzet van beveiligers over aan een partij die er verstand van heeft, en denkt aan de veiligheid in de breedste zin van het woord. Niet op elke plek op het evenemententerrein hoeven namelijk gediplomeerde beveiligers te worden ingezet. Soms is de inzet van servicemedewerkers, die zichtbaar aanwezig zijn, een oogje in het zeil houden en als vraagbaak fungeren voor bezoekers op sommige plekken voldoende. Servicemedewerkers kunnen kleine taken van de beveiligers uit handen nemen, waardoor de beveiliging zich kan richten op de algemene veiligheid van het evenement.

Ook techniek kan ondersteunen in de veiligheid op evenementen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inzet van een Mobiele Communicatie en Camera Unit, camerawagens die geschikt zijn voor zowel grote als kleine evenementen, afhankelijk van waar de behoefte ligt op het evenement.

Ligt de focus op communicatie en moeten bij een marathon bijv. de organisatie en verkeersregelaars op elk moment met elkaar kunnen communiceren? Dan is een compact model geschikt, zoals MCCU 3 of 4, en kunnen er portofoons worden meegeleverd die de communicatie tussen iedereen en op elk moment mogelijk maken. Organiseer je een groot muziekevenement, en wil je de bezoekersstromen tijdig kunnen aansturen en eventuele incidenten haarscherp vastleggen? Dan biedt een grotere unit, zoals MCCU 1 of 2 de oplossing, waarbij camera’s het terrein vastleggen en een veiligheidscoördinator de beelden nauwlettend in de gaten kan houden, terwijl er met verschillende disciplines wordt gecommuniceerd. 

Kortom: de maand november is dé maand waarin de voorbereidingen op evenementen kunnen worden getroffen. Dit hoeft niet alleen, want met mijn uitgebreide ervaring, kennis en expertise op het gebied van evenementen help ik je hier graag bij. Wil je graag meer informatie over zaken waaraan je moet denken bij het organiseren van een evenement, de vergunningsaanvraag of de inzet van beveiligers of veiligheidsmiddelen, stuur me dan vrijblijvend een bericht en dan kijken we samen hoe ik hierbij kan ondersteunen.

Neem contact met mij op

Wil je meer informatie over het opstellen van een veiligheidsplan? Ook dan mag je mij aan de mouw trekken, maar kan onderstaande video van Veiligheidsregio Twente wellicht ook hulp bieden. 

Houd onze social media - kanalen en website in de gaten, want deze maand deel ik nog meer tips die in het teken staan van de voorbereidingen op evenementen. Ik hoop dat ze waardevol zijn voor jou als evenementenorganisatie. 

- Ilse Roozegaarde