Kennis verbreden tijdens de cursus ‘Coördinator Veiligheid en Vergunningen’ bij ESI

“Op 7 en 14 november heb ik de cursus 'Coördinator Veiligheid en Vergunningen’ gevolgd bij het Event Safety Institute (ESI) op een locatie in Bussum. Tijdens deze cursus heb ik geleerd wat er nodig is om een evenement veilig te laten verlopen en hoe je te werk gaat bij het verkrijgen van de nodige vergunningen. Tijdens de cursus kreeg ik niet alleen alle tools aangereikt voor het opstellen van een stevig veiligheidsplan, ook is mij geleerd hoe ik een volwaardige gesprekspartner kan zijn voor de gemeente en de gemaakte keuzes op het gebied van veiligheid en vergunningen goed kan onderbouwen. Zeer interessant en leerzaam! Daarom vertel ik vandaag graag meer over hoe de theorie die ik tijdens de cursus heb geleerd, in de praktijk samen komt en wat ervoor nodig is om een evenement goed te organiseren.

Wat heb je nodig?

Laten we beginnen bij het begin, en kijken naar wat we allemaal nodig hebben voor het organiseren van een goed evenement. Het begint natuurlijk allemaal met een gedegen veiligheidsplan. Een veiligheidsplan is een geheel aan plannen dat in het kader van veiligheid, gezondheid en mobiliteit voor een evenement wordt opgesteld. Een goed veiligheidsplan brengt de risico’s van een evenement in kaart en zet de bijbehorende acties bij deze risico’s op papier, zodat duidelijk wordt hoe er bij het voorkomen van deze risico’s gehandeld moet worden. Een plattegrond maakt het mogelijk om de indeling van het terrein goed te kunnen bestuderen. Op basis van deze plattegrond kun je tevens de mobiliteit rondom het terrein of de locatie inzien. Tot slot is het niet onbelangrijk om in gesprek te gaan met de vergunningverlener en haar partners. Dit maakt duidelijk wat er van een evenementenorganisatie wordt verwacht op het gebied van veiligheid.

In de praktijk

Leuk, die lijst van benodigdheden, maar hoe ziet dit er in de praktijk uit? En wat zijn bijvoorbeeld de voordelen van een veiligheidspartner die zich focust op het totale veiligheidsplaatje van een evenement? Laat mij je stap voor stap meenemen in het proces.

1. Het idee. Je wilt een festival of ander evenement organiseren. Daar is natuurlijk een vergunning voor nodig. Wat moet je voor deze vergunning doen, en wat heb je allemaal nodig? Om eerlijk te zijn is dat nogal wat. Begin met een goed idee en zet deze op papier. Beschrijf je evenement zo goed mogelijk en ga op zoek naar een geschikte locatie, passend bij het soort evenement.

Bedenk welke activiteiten je plaats wilt laten vinden. Wat staat er tijdens jouw evenement centraal? Muziek, theater, workshops misschien? Wie is de doelgroep, wat voor soort evenement wil je organiseren en wat heb je daarvoor nodig? Maak een lijstje van de benodigdheden zoals podia, tenten en eet- en drinkgelegenheden. Zorg ervoor dat het type evenement past bij de locatie die je voor ogen hebt.

2. De locatie. Kijk kritisch naar de gekozen locatie en bedenk waar deze aan moet voldoen. Hoe is de locatie bijvoorbeeld te bereiken en hoeveel bezoekers passen er maximaal op het terrein? Zoek dit uit en zet op papier. 

3. Een plattegrond. Oké, het idee staat en je weet wat je wilt en waar je het evenement wilt laten plaatsvinden. Ook heb je voor jezelf duidelijk welke activiteiten je wilt gaan organiseren. Tijd om deze informatie in een plattegrond te verwerken. Door een globale indeling te maken op een plattegrond kun je inschatten of het daadwerkelijk past en of het is zoals je in gedachten hebt. Voor nu kun je die plattegrond simpelweg op een bierviltje tekenen, later moet het verder uitgewerkt worden. Houd het eenvoudig en bespreek de eerste plattegrond met je mede-organisatoren, om samen tot de gouden indeling van het evenement te komen. Wanneer je beiden achter deze indeling staat is het tijd om een officiële plattegrond te gaan maken. Hierbij is het belangrijk dat je enkele richtlijnen meeneemt die in de BG-BOP staan beschreven.

De BG-BOP, hoor ik je denken? Ja, dit is een nieuwe wet die is aangemaakt voor de (kleine) evenementenbranche. BG-BOP staat voor ‘Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen’. Deze wet is van toepassing van een buurtbarbecue tot een groot festival, en is leidend voor verschillende partijen zoals de gemeente, Veiligheidsregio en GHOR.

4. De stakeholders. Wanneer je de eerste drie punten in kaart hebt gebracht, kun je gaan kijken naar de stakeholders. Wie heb ik allemaal nodig om dit evenement te organiseren? Hoe ziet de organisatiestructuur eruit en wie is waar verantwoordelijk voor? Zet dit zo uitgebreid mogelijk op papier. Stakeholders zijn verschillende partijen, van vrijwilligers tot het team van het licht & geluid, de horecagelegenheden en de overheid. Zorg dat je een totaaloverzicht creëert van mensen, bedrijven en leveranciers die op je evenement aanwezig zijn. Benoem in dit overzicht de verantwoordelijkheden van elke partij. 

5. Maak je plan concreet. Dan komen we nu aan bij het leukste gedeelte van het plan: het concreet maken van jouw ideeën. Het voorwerk is gedaan en je hebt alles op papier gezet. Jouw idee, waar jijzelf en eventuele mede-organisatoren trots op zijn en 100% achterstaan. Tijd om alle nodige partijen te benaderen. Maak duidelijk wat er van hen verwacht wordt en zet ook dit op papier, zodat de gemaakte afspraken voor iedereen duidelijk zijn.

Ga in gesprek met een veiligheidspartner

Wanneer we het over het benaderen van partners hebben, hebben we het ook over een veiligheidscoördinator of veiligheidspartner. Maak met hen een afspraak en leg je ideeën voor. Vanaf dit moment wordt er met een professioneel oog gekeken naar jouw eerste plan. En na het volgen van de cursus bij ESI, ben o.a. ik voor Globe Group de aangewezen persoon die hierbij mee kan kijken en evenementenorganisaties hierbij kan helpen.  

Kijk samen met je veiligheidspartner of het plan haalbaar is en aan alle veiligheidseisen voldoet. De veiligheidspartner zal onder andere kijken naar de indeling van het terrein. Kan het publiek zich wel vrij bewegen, of is het beter om nog een beetje in de indeling te schuiven? Voldoet het evenement aan de gestelde normen, of zijn er nog zaken die beter kunnen? Wat zijn de risico’s van het evenement, en hoe kunnen we deze minimaliseren?

En juist wanneer we het over risico’s hebben, komt de RISKOM-methode om de hoek kijken. De RISKOM-methode is een methode waarmee de mogelijke risico’s van een evenement in kaart worden gebracht. Op deze manier ontstaat er een overzicht van serieuze risico’s, scenario’s en aandachtspunten. Welke risico’s verdienen nog meer aandacht, en wat zijn hier de oplossingen voor? Een veiligheidspartner zoals Globe, met jarenlange ervaring op het gebied van groot- en kleinschalige evenementen, helpt je bij de nodige antwoorden op al deze vragen. 

Maar een veiligheidspartner doet meer. Een veiligheidspartner zal ook samen met jou kijken naar het verkeer. Zijn er bijvoorbeeld parkeerplaatsen genoeg voor alle bezoekers en moeten er vooraf wegen afgesloten worden? Hoeveel verkeersregelaars zijn er nodig, en wat ga je doen bij slecht weer? En niet onbelangrijk: hoe komen de bezoekers naar de locatie? Kunnen er bijvoorbeeld (pendel)bussen worden ingezet? En bij wie moeten we een vergunning aanvragen? Moet de NS op de hoogte gebracht worden van het evenement, i.v.m. de inzet van bijv. extra treinen? 

Allemaal vraagstukken waar je als organisator misschien zo 1-2-3 niet aan denkt, maar waar we als veiligheidspartner samen naar gaan kijken. De vragen worden omgezet in een overzicht, dat een goed beeld schetst van de situatie van het verkeer rondom het evenement. Dit alles wordt netjes onderbouwd en gepresenteerd in een mobiliteitsplan, die meegestuurd kan worden bij de vergunningaanvraag.

Heb je aan alles gedacht? Ondersteuning van A tot Z

Je ziet het zelf, er komt erg veel kijken bij het organiseren van een evenement. Ik heb slechts een aantal punten benoemd, maar we hebben zeker lang nog niet alles gehad. Het organiseren van een evenement is erg tijdrovend en gaat niet vanzelf. Als organisator kun je simpelweg niet alles weten, en is het fijn om iemand naast je te hebben staan die kennis van zaken heeft en met je mee kan denken om de veiligheid te bewaken. Een veiligheidspartner die er voor je is, van het prille begin tot de uitvoering en daarna. 

Bij Globe Group ondersteunen we de organisatie graag van A tot Z. En juist nu ik deze cursus heb gevolgd en mijn kennis op het gebied van de voorbereiding op evenementen heb verrijkt, kijk ik graag met je mee. En nee, ik kan je niet garanderen dat je door de inzet van een veiligheidspartner je evenement 100% veilig verloopt. Er hoeft maar iets kleins te gebeuren en het gevaar kan op de loer liggen. Maar wat ik je wel kan verzekeren is dat door de juiste voorbereidingen het evenement bij incidenten een stuk soepeler en rustiger verloopt. Door de juiste voorbereiding weet iedereen hoe er bij incidenten gehandeld moet worden en wat er van hen wordt verwacht. Dit geeft voor de evenementenorganisatie, maar ook voor de hulpdiensten, gemeenten en het personeel een gevoel van rust. Dat is voor mij het belangrijkste, en dat is waar ik in mijn rol ook voor sta. Ik sta voor 100% inzet, en met een gerust gevoel een geweldig evenement neerzetten. Een evenement waarover je later met volle overtuiging kunt zeggen: "Wij hebben het goed geregeld." 

Meer weten over hoe ik jou als veiligheidspartner kan ondersteunen bij de organisatie van een evenement? Neem dan vrijblijvend contact op om kennis te maken en een kop koffie te drinken in Zelhem.

Neem contact op