“Globe regelt het wel.” We horen het vaker dan je misschien zou denken, soms klinkt het als een compliment, soms als een geruststelling en soms alsof wij ergens achter een scherm een geheime knop hebben waarmee we veiligheid, planning en bezetting met één druk op de knop kunnen regelen.
Misschien is dat ook niet zo gek, want de meeste mensen zien vooral wat er op de dag zelf gebeurt, een evenement dat soepel draait, bezoekers die genieten van de sfeer en medewerkers die zichtbaar aanwezig zijn op de juiste momenten. Wat vaak buiten beeld blijft, is alles wat daar maanden eerder al voor in beweging is gezet.
Want hoe handig dat soms ook zou zijn: wij kunnen niet toveren.
We kunnen geen extra vierkante meters uit een terrein trekken als de indeling op het laatste moment verandert en we kunnen ook geen vrijwilligers uit onze mouw schudden wanneer een rooster ineens onder druk komt te staan. Net zomin kunnen we op drie plekken tegelijk aanwezig zijn als er ergens tegelijkertijd iets gebeurt, al lijkt dat soms wel de verwachting te zijn.
Wat we wel kunnen en eigenlijk al bijna 25 jaar doen, is vooruitdenken. We maken plannen, rekenen scenario’s door en stellen vragen waar anderen soms nog niet eens aan gedacht hebben. Juist daar zit ons werk, want achter een evenement dat probleemloos verloopt, schuilt vaak een voorbereiding waar bezoekers nooit iets van merken.
Dat zien we bijvoorbeeld wanneer er vlak voor een evenement nog iets verandert. Op papier lijkt zo’n wijziging soms klein, maar in de praktijk kan één aanpassing gevolgen hebben voor looproutes, zichtlijnen, toezicht en bezetting. Dan begint het puzzelen opnieuw, niet omdat het onmogelijk wordt, maar omdat iedere verandering weer invloed heeft op keuzes die eerder zorgvuldig zijn gemaakt.
Hetzelfde merken we bij personeelsplanning. Veel evenementen draaien tegenwoordig voor een groot deel op vrijwilligers en zonder hen zouden veel mooie initiatieven simpelweg niet kunnen bestaan. Tegelijkertijd weten we ook dat een zonnige zaterdag soms een verrassend sterke concurrent is van een vroege dienst. Voor je het weet, begint er achter de schermen een flinke schuifpuzzel, terwijl op papier alles nog precies staat zoals het weken geleden is bedacht.
En als er tijdens een evenement ergens een opstootje ontstaat, verwachten bezoekers vaak dat beveiliging direct overal kan zijn, was het maar zo eenvoudig. Juist daarom besteden we vooraf zoveel aandacht aan looproutes, communicatie, zichtlijnen en bezetting, zodat we snel kunnen handelen wanneer dat nodig is en niet pas hoeven nadenken op het moment dat er iets gebeurt.
Ondertussen denken we niet alleen aan bezoekers, maar ook aan onze eigen mensen. Uiteindelijk sturen wij medewerkers een terrein op waar drukte, emoties, alcohol en spanning soms samenkomen, waardoor die verantwoordelijkheid iedere keer weer voelbaar is. Aan het einde van de dag hebben we eigenlijk maar één wens: dat iedereen, bezoekers én medewerkers, weer veilig naar huis gaat.
Veiligheid is uiteindelijk nooit het resultaat van één partij, niet van een organisator, niet van een gemeente, niet van vrijwilligers en ook niet van ons.
De beste evenementen ontstaan wanneer iedereen op tijd aan tafel zit en verantwoordelijkheid neemt voor zijn eigen stukje van de puzzel. Want hoe graag mensen soms ook geloven dat er ergens een geheime knop bestaat: die is er niet.
Gelukkig maar, want juist daardoor blijft ons vak mensenwerk.
En mocht iemand die geheime knop toch ooit vinden, dan horen we het graag. Tot die tijd vertrouwen we liever op vakmanschap dan op wonderen.
0314 – 35 12 20
Dan nemen wij contact op!
