Wat gebeurt er achter de schermen vóór een evenement?

Eerst weten wat voor evenement er staat

De voorbereiding begint met de organisatie. Wat voor evenement wordt het? Hoe ziet het terrein eruit? Hoeveel bezoekers worden er verwacht? Wie komen er op het evenement af en welke bijzonderheden spelen er?

Vooral bij een nieuw evenement is deze eerste fase belangrijk. Samen met de organisatie vormen we eerst een goed beeld van het evenement en wat er op het gebied van beveiliging nodig is.

Vanuit die informatie kan de beveiligingsinzet steeds concreter worden gemaakt.

Welke risico’s horen bij het evenement?

Geen evenement is hetzelfde. Daarom kijken we vooraf naar de risico’s die specifiek bij een evenement kunnen spelen.

Denk bijvoorbeeld aan grote bezoekersaantallen, alcoholgebruik, weersomstandigheden, de doelgroep en mogelijke drukte op bepaalde plekken. Ook het programma kan invloed hebben op de situatie op het terrein.

Deze risicoanalyse helpt om vooraf na te denken over situaties die tijdens het evenement kunnen ontstaan. De uitkomsten worden vervolgens vertaald naar maatregelen en afspraken in het beveiligingsplan.

Zo bereiden we niet alleen de normale situatie voor, maar denken we ook na over wat er nodig is wanneer de situatie anders loopt dan verwacht.

Hoe bewegen bezoekers over het terrein?

Een ander belangrijk onderdeel van de voorbereiding zijn de publieksstromen.

Waar komen bezoekers het terrein binnen? Welke routes gebruiken zij? Waar verlaten zij het terrein weer? En op welke plekken kan veel drukte ontstaan?

Daarbij kijken we bijvoorbeeld ook naar de capaciteit van een ingang. Hoeveel bezoekers kunnen binnen een bepaalde tijd op een goede manier naar binnen? En past de geplande beveiligingsinzet daarbij?

Door dit vooraf uit te werken, kunnen knelpunten eerder worden herkend en kan de inzet daarop worden afgestemd.

Van plannen naar duidelijke instructies

Wanneer duidelijk is hoe de inzet eruit moet zien, begint een ander deel van de voorbereiding.

Er worden onder andere communicatieschema’s, postinstructies en werkinstructies gemaakt. Hierin staat de informatie die medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden op locatie uit te voeren.

We zorgen ervoor dat de medewerkers en de operationeel coördinator vooraf over de juiste informatie beschikken. Zo kan het beveiligingsteam goed worden meegenomen in de afspraken, aandachtspunten en verantwoordelijkheden tijdens het evenement.

Naast deze inhoudelijke voorbereiding zijn er ook praktische zaken die geregeld moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan het vooraf aanmelden van medewerkers wanneer dit voor een evenement nodig is. Ook zulke werkzaamheden moeten op tijd geregeld zijn voordat het team aan het werk kan.

De laatste controle op locatie

Dan breekt de dag van het evenement aan.

Voordat het evenement begint, wordt het terrein gecontroleerd. Klopt de situatie met wat tijdens de voorbereiding is besproken? Staan de beveiligingsposities op de juiste plek? Zijn er op het laatste moment dingen veranderd?

Waar nodig worden de laatste punten afgestemd met de organisatie. Ook worden postinstructies op locatie beschikbaar gesteld aan de medewerkers.

Pas daarna begint het gedeelte dat bezoekers daadwerkelijk zien.

Als de voorbereiding en praktijk samenkomen

Voor Maxine is juist dat moment interessant. Tijdens haar studie Integrale Veiligheidskunde houdt ze zich bezig met verschillende kanten van veiligheid. Bij Globe Group ziet ze hoe dit in de praktijk samenkomt.

Van een risicoanalyse en het berekenen van de capaciteit van een ingang tot het maken van instructies en uiteindelijk zelf op het evenement staan.

“Als het evenement vervolgens soepel verloopt, geeft dat veel voldoening. Dan zie je dat al het werk niet voor niets is geweest.”

Een evenement begint voor ons daarom niet wanneer de eerste bezoeker binnenkomt. De voorbereiding begint al veel eerder.